| Bureautique | | Mise à jour 04-2010 |
|
Cette page présente des outils destinés à améliorer et automatiser la bureautique Microsoft Office.
Les caractéristiques principales de la suite sont :
Les différents outils peuvent facilement communiquer entre eux :
Le VBS, langage de script similaire, remplace avantageusement les antiques commandes dos dans des fichiers .bat Il peut d'ailleurs aussi piloter la suite Office. |
Excel est l'outil bureautique le plus célèbre et peut-être le plus utilisé de la suite. Ses fonctions intégrées sont nombreuses, dont beaucoup peu connues ou peu maîtrisées. Ci-dessous quelques astuces, faisant appel à ces fonctions intégrées ou à des macros en VBA.
Il est assez facile de réaliser une feuille multilingue en utilisant la fonction DECALER. Celle-ci permet de spécifier non pas une cellule fixe, mais une cellule de base, à laquelle on ajoute un décalage (en ligne ou colonne), qui peut être obtenu par n'importe quel moyen de calcul approprié. Ainsi, dans une partie (cachée) on dispose de la traduction des différents termes de la feuille en diverses langues. L'utilisation judicieuse de boutons radio de sélection calcule un décalage en nombre de colonnes (0 pour le français, 1 pour l'anglais, ...) Les termes visibles de la feuille font appel à ces termes cachés, en y ajoutant le décalage voulu. Voir le fichier multilingue.xls
Un problème souvent rencontré est que l'ajout de données dans une feuille ne redimensionne pas automatiquement le graphe, ou au contraire, si l'on a prévu une cellule vide, augmente la taille de celui-ci sans fin. Une solution est de copier dans une feuille annexe les données que l'on veut afficher, si possible de manière automatique, sans utiliser de VBA. L'exemple fourni présente la méthode. Il s'agit de représenter la collecte quotidienne de l'espace disque de l'AS400, dont on veut visualiser les 30 derniers jours. Les données de base sont dans une feuille mesures, les données à représenter dans une feuille data. La solution est de créer dans cette feuille une colonne qui donne le n° de ligne des 30 dernières données de la feuille de base. A partir de ces n° de ligne, la fonction INDIRECT recherche les valeurs dans la feuille de base. Les n° de lignes sont identifiés à partir de la dernière ligne de données, devant laquelle on procède aux insertions de nouvelles données. Voir le fichier graphe.xls
A de nombreuses reprises, il est nécessaire de recouper les informations d'un classeur, en réalisant des recherches sur les différentes feuilles. L'exemple présenté ici opère de plusieurs manières, en utilisant les fonctions RECHERCHEV, RECHERCHEH, EQUIV et INDIRECT. Voir le fichier recherche_tableau.xls |
Access constitue la base de données de la suite Office. Il s'agit d'une base de données simple d'utilisation, accessible à plusieurs niveaux, allant d'une utilisation de base, un peu à l'image des feuilles excel, à une programmation complète à base de formulaires personnalisés, en passant par la génération de formulaires et la création graphique de requêtes. Elle permet aussi de se connecter facilement, via ODBC, à d'autres SGBD, tout en conservant sa simplicité d'utilisation. Ses performances sont réduites vis à vis d'autres SGBD, tant sur le plan des volumes qu'elle peut traiter (une table de 100.000 lignes semble une limite), que sur les fonctionnalités (triggers, journalisation, etc...), ou encore sa robustesse. Cependant, pour nombre d'applications ayant à traiter des volumes moyens de données, elle présente l'avantage d'être rapide à maquetter et assez simple à programmer. On peut même y réaliser de la programmation objet, quoique limitée (pas d'héritage ...). Ci-dessous quelques exemples d'applications.
La documentation native d'access peut pêcher par sa "rusticité". Cet outil permet d'obtenir des listes et des fichiers adaptés à une documentation concise et claire. Après avoir choisi la base à analyser, à travers un formulaire nommé Documentation, il offre plusieurs fonctions :
|
Outlook, comme les autres outils d'Office, peut être automatisé à base de macros, qui permettent d'accéder à de nombreuses fonctionnalités du produit (mails, notes, contacts ...). Le code des macros est contenu dans un seul fichier, nommé vbaproject.otm, situé le répertoire de l'utilisateur dans le dossier application data/microsoft/outlook. L'installation sur un poste doit donc se faire par copier/coller du code dans ce fichier. Ci-dessous quelques lignes de code permettant de réaliser diverses fonctions.
Cette procédure recherche un contact par numéro de téléphone et par nom de famille. Elle fournit, via une activation d'excel par outlook pour illustrer la communication entre applications, le détail des propriétés du contact trouvé (fichier contact_outlook.xls dans le téléchargement). Attention : la procédure accède aux contacts locaux et non à ceux stockés sur le serveur.
Quelques exemples de manipulation des notes jaunes.
|
Windows met en oeuvre l'aide intégrée dans les logiciels sous forme de fichier d'extension .chm. Un outil (graphique) fourni par Microsoft (htmlhelp.exe) permet de définir, au sein d'un projet, les différents fichiers nécessaires :
Les fichiers sont compilés ensemble et le résultat est un fichier d'aide de taille très réduite par rapport aux données initiales. Ci-dessous un comparatif de taille des documents :
Les fichiers html sont obtenus par word, en sauvegardant le fichier en format html. L'outil peut être utilisé de 2 manières :
Cet exemple crée un catalogue à partir d'une base de données (ici access). Il pourrait l'être à partir de fichiers excel ou autres. Le code est écrit en html/javascript pour la page d'accueil, et en VBS pour le traitement, lequel peut être lancé directement, sans l'interface graphique du navigateur internet. La base de données représente une bibliothèque simplifiée, dont les livres sont définis par leur titre, leur auteur et le type de littérature. L'objet est de créer un catalogue, composé ainsi :
Ensuite la compilation est lancée et le résultat affiché. Le principe est le suivant : le code html des pages à créer est distribué au travers de différents fichiers, où les variables sont identifiées par des mots-clés débutant par un $. Lors de la lecture des données de la base, les variables sont remplacées par les valeurs réelles. Voir le détail des fichiers téléchargés pour l'utilisation de chacun. Le programme vbs est largement commenté.
Cet exemple crée l'aide associée à un logiciel. Dans ce cas, les fichiers constituant l'aide sont constitués sous Word, en sauvegardant en format page web filtrée. Quelques exemples sont fournis. Les autres caractéristiques sont gérées via l'outil de conception. On y retrouve les fichiers hhp (projet) et hhc (sommaire). Le fichier hhc est similaire à celui généré automatiquement dans l'exemple précédent. Le fichier de projet lui, est plus complexe, car il permet d'intégrer une aide contextuelle dans le logiciel utilisateur destinataire. Sa structure est la suivante :
La section [ALIAS] crée des liens avec les pages html. Il semble que leur nom doive commencer par IDH_. La section [MAP] intègre un fichier qui définit les valeurs d'appel de ces liens, à partir du logiciel utilisateur. Le logiciel utilisateur est ici constitué sous access. Dans les propriétés de chaque formulaire concerné, on définit le nom du fichier d'aide (tractions.chm) et le n° de la rubrique d'aide (issu de tractions.h) qui sera appelée par la touche d'aide. Le fichier des valeurs d'appel (tractions.h) donne les équivalences entre les rubriques d'aide et leur n° d'appel dans le logiciel utilisateur.
|